Contoh Surat Dinas Pemberitahuan – Dalam dunia kerja maupun lingkungan sekolah, komunikasi yang jelas sangat penting.
Salah satu cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi adalah melalui surat dinas pemberitahuan.
Jenis surat dinas ini membantu pihak yang berkepentingan memahami informasi yang diberikan secara resmi, rapi, dan terdokumentasi.
Dalam artikel ini saya akan membahas contoh surat dinas pemberitahuan lengkap dengan cara membuatnya, tips penulisan yang benar, hingga beberapa contoh siap pakai yang bisa Anda gunakan.
Table of Contents
Pengertian Surat Dinas Pemberitahuan
Secara sederhana, surat pemberitahuan adalah surat resmi yang berisi informasi penting dari satu pihak kepada pihak lain.
Surat ini bisa digunakan oleh perusahaan, sekolah, instansi pemerintahan, bahkan RT/RW untuk memberikan informasi kepada warga.
Perbedaan antara surat pemberitahuan resmi dan surat pemberitahuan sederhana terletak pada format dan tingkat formalitasnya.
Surat resmi biasanya menggunakan kop surat, nomor surat, dan tanda tangan pejabat terkait.
Sedangkan surat sederhana bisa berupa pengumuman singkat tanpa format yang terlalu kaku.
Fungsinya adalah sebagai media komunikasi tertulis yang memastikan informasi sampai kepada pihak yang dituju dengan jelas dan terdokumentasi.
Struktur dan Unsur Surat Pemberitahuan
Agar terlihat profesional, contoh surat dinas pemberitahuan harus mengikuti struktur standar.
Berikut unsur-unsur penting surat dinas:
- Kop Surat – Identitas perusahaan, sekolah, atau organisasi.
- Nomor Surat dan Tanggal – Untuk referensi administrasi.
- Perihal atau Subjek – Menjelaskan maksud surat secara singkat.
- Isi Surat – Uraikan informasi atau pemberitahuan dengan jelas.
- Penutup dan Tanda Tangan – Nama pejabat/pimpinan yang mengeluarkan surat, lengkap dengan stempel jika perlu.
Tips penting: Gunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas agar penerima surat tidak salah menafsirkan isi pemberitahuan.
Kumpulan Contoh Surat Dinas Pemberitahuan
Berikut beberapa contoh surat dinas pemberitahuan yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
1. Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran
Berikut contoh surat pemberitahuan pembayaran dengan bahasa yang rapi, profesional, dan mudah dipahami:
KOP SURAT PERUSAHAAN
PT MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telp: (021) 123-4567 | Email: admin@majusejahtera.co.id
Nomor : 045/PB/IX/2025
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan Pembayaran
Jakarta, 13 September 2025
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pelanggan
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud menyampaikan informasi mengenai tagihan pembayaran yang sudah jatuh tempo. Berdasarkan data administrasi kami, Bapak/Ibu memiliki kewajiban pembayaran dengan rincian sebagai berikut:
Nomor Tagihan: INV/2025/0913
Jumlah Tagihan: Rp 2.500.000,-
Tanggal Jatuh Tempo: 20 September 2025
Mohon agar pembayaran dapat dilakukan sebelum atau pada tanggal jatuh tempo melalui rekening resmi perusahaan:
Bank BCA
No. Rekening: 123-456-7890
Atas Nama: PT Maju Jaya Sejahtera
Apabila Bapak/Ibu telah melakukan pembayaran, silakan abaikan surat ini. Namun jika ada kendala atau pertanyaan terkait tagihan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email atau nomor telepon di atas.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT MAJU JAYA SEJAHTERA
(tanda tangan & stempel)
Andi Pratama
Kepala Bagian Keuangan2. Contoh Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga
Berikut contoh surat pemberitahuan kenaikan harga yang ditulis dengan gaya profesional dan rapi:
KOP SURAT PERUSAHAAN
PT MAJU JAYA
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta
Telp. (021) 1234567 | Email: info@majunjaya.co.id
Nomor : 015/MJ/VIII/2025
Perihal : Pemberitahuan Kenaikan Harga
Lampiran : –
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pelanggan Setia
PT Maju Jaya
Di Tempat
Dengan hormat,
Pertama-tama, kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan dan kerja sama yang telah terjalin baik selama ini. Dukungan Bapak/Ibu telah menjadi motivasi kami untuk terus meningkatkan kualitas layanan dan produk yang kami tawarkan.
Sehubungan dengan meningkatnya biaya bahan baku dan operasional, dengan ini kami memberitahukan bahwa terhitung mulai tanggal 1 Oktober 2025, harga produk kami akan mengalami penyesuaian sebesar 10%.
Penyesuaian harga ini dilakukan agar kami dapat terus menjaga kualitas produk dan pelayanan yang Bapak/Ibu harapkan. Kami berkomitmen untuk tetap memberikan nilai terbaik dan layanan yang memuaskan.
Demikian surat pemberitahuan kenaikan harga ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami keputusan ini. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Jaya
(Tanda Tangan & Stempel Perusahaan)
Direktur Utama
Andi Pratama3. Contoh Surat Pemberitahuan Warga
Berikut contoh surat pemberitahuan warga yang bisa Anda gunakan dan edit sesuai kebutuhan:
KOP SURAT RT/RW
RT 05 / RW 02, Kelurahan Melati
Kecamatan Sejahtera, Kota Bahagia
Nomor: 015/RT05/IX/2025
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Kerja Bakti
Kepada Yth.
Seluruh Warga RT 05 / RW 02
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menjaga kebersihan lingkungan sekaligus mempererat tali silaturahmi antarwarga, kami dari pengurus RT 05 bermaksud mengadakan kegiatan kerja bakti bersama.
Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 21 September 2025
Waktu : 07.00 WIB – Selesai
Tempat : Area Lapangan RT 05
Kami mengharapkan partisipasi aktif seluruh warga untuk hadir tepat waktu dan membawa peralatan kerja bakti seperti cangkul, sapu, dan gunting rumput. Dengan adanya kehadiran Bapak/Ibu sekalian, lingkungan kita akan menjadi lebih bersih, sehat, dan nyaman.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pengurus RT 05 / RW 02
(Tanda tangan dan stempel RT)4. Surat Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Berikut contoh Surat Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang ditulis dengan bahasa formal, jelas, dan sopan:
KOP SURAT PERUSAHAAN
PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta 10210
Telp. (021) 1234567 | Email: hr@majubersama.co.id
Nomor : 012/HRD/IX/2025
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada Yth.
Sdr. Ahmad Prasetyo
Bagian Produksi
PT Maju Bersama Sejahtera
Dengan hormat,
Sehubungan dengan hasil evaluasi kinerja karyawan pada periode Januari – Agustus 2025, serta mempertimbangkan kondisi perusahaan saat ini, dengan ini kami memberitahukan bahwa hubungan kerja antara Sdr. Ahmad Prasetyo dengan PT Maju Bersama Sejahtera akan berakhir pada tanggal 30 September 2025.
Keputusan ini diambil berdasarkan:
Hasil penilaian kinerja yang tidak memenuhi standar perusahaan.
Pertimbangan efisiensi dan restrukturisasi di bagian produksi.
Sebagai bentuk penghargaan atas kerja sama dan dedikasi yang telah diberikan selama ini, perusahaan akan memberikan hak-hak sesuai ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan, termasuk:
Gaji terakhir sesuai masa kerja.
Uang pesangon dan kompensasi sesuai peraturan yang berlaku.
Surat pengalaman kerja sebagai bukti pengabdian Anda di perusahaan.
Kami berharap keputusan ini dapat dipahami dengan baik. Terima kasih atas kontribusi dan kerja sama yang telah Anda berikan selama menjadi bagian dari PT Maju Bersama Sejahtera.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan.
Jakarta, 13 September 2025
Hormat kami,
PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
(Tanda Tangan & Stempel)
Andi Santoso
Manajer HRD5. Contoh Gamber Surat Dinas Pemberitahuan
Di bawah ini merupakan beberapa contoh gambar surat dinas pemberitahuan yang dapat Anda jadikan referensi.
Setiap contoh dibuat dengan format resmi, lengkap dengan kop surat, nomor surat, perihal, isi pemberitahuan, hingga tanda tangan pejabat yang berwenang.
Dengan melihat contoh di atas, Anda bisa lebih mudah memahami bagaimana susunan dan bahasa yang tepat untuk digunakan.
Anda juga dapat menyesuaikan desain dan isi surat sesuai kebutuhan, baik itu untuk pemberitahuan rapat, pembayaran, perubahan kebijakan, maupun pengumuman kepada warga.
Cara Membuat Surat Pemberitahuan
Menyusun surat pemberitahuan yang profesional tidak harus rumit. Anda hanya perlu memperhatikan beberapa poin penting berikut:
- Tentukan Tujuan Surat
Pastikan Anda mengetahui dengan jelas maksud dari surat yang akan dibuat. Apakah untuk mengumumkan rapat, mengingatkan pembayaran, memberi tahu perubahan kebijakan, atau menyampaikan informasi penting lainnya. - Gunakan Format Resmi
Sertakan elemen penting seperti kop surat, nomor surat, dan perihal agar surat terlihat profesional dan mudah diarsipkan. - Pilih Bahasa yang Formal dan Sopan
Gunakan bahasa yang sesuai dengan etika penulisan resmi. Hindari penggunaan bahasa gaul atau gaya penulisan yang terlalu santai agar pesan tersampaikan dengan jelas dan terhormat. - Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Rinci
Tuliskan detail penting seperti tanggal, waktu, lokasi, dan informasi lainnya secara runtut. Hal ini akan membantu penerima memahami isi surat tanpa kebingungan. - Akhiri dengan Salam Penutup dan Tanda Tangan
Tutup surat dengan kalimat penutup yang sopan, disertai tanda tangan dan nama jelas pengirim. Jika perlu, tambahkan stempel perusahaan agar memiliki kekuatan legal yang sah.
Tips Menulis Surat Pemberitahuan yang Efektif
- Gunakan bahasa yang jelas dan profesional.
- Sertakan semua informasi penting agar penerima tidak bingung.
- Jangan lupa kop surat dan tanda tangan untuk legalitas.
- Simpan salinan surat sebagai arsip perusahaan.
Kesimpulan
Membuat contoh surat dinas pemberitahuan yang baik sebenarnya tidak sulit.
Anda hanya perlu memperhatikan struktur, bahasa, dan tujuan surat.
Dengan format yang tepat, surat pemberitahuan akan membantu menyampaikan informasi secara efektif, profesional, dan resmi.
Gunakan contoh-contoh yang telah saya berikan sebagai referensi.
Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan, baik itu contoh surat pemberitahuan pembayaran, contoh surat pemberitahuan perusahaan, maupun contoh surat pemberitahuan singkat untuk rapat mendadak.
Dengan memahami cara membuatnya, Anda tidak hanya menghemat waktu tetapi juga menjaga citra profesional perusahaan atau organisasi Anda.
